Wettelijk stappenplan

De Wet verbetering poortwachter bepaalt wat werkgever en werknemer moeten doen vanaf de eerste ziektedag tot (maximaal) 104 weken later. Dat is uitgewerkt in een stappenplan.

Belangrijk om te weten

Volgens de Wet verbetering poortwachter moet je als werkgever samen met je werknemer een aantal stappen zetten. Die staan beschreven in een stappenplan met termijnen en deadlines. De bedrijfsarts adviseert over het re-integratietraject en het UWV toetst het proces.

Het wettelijk stappenplan van de Wet verbetering poortwachter sluit niet altijd aan bij de situatie van werknemers met kanker. Want kanker is een ziekte met een grillig verloop en herstel. En een behandeltraject kan lang duren.

Gebruik de Wet verbetering poortwachter daarom als flexibel raamwerk. Geef goed onderbouwd aan wanneer het strikt volgen van bepaalde stappen nog niet mogelijk, wenselijk of zelfs schadelijk is.

Week 1 t/m 6: De ziekmelding & probleemanalyse

Zodra je werknemer zich ziek meldt, start jouw verantwoordelijkheid voor de verzuimbegeleiding. 
Je hebt zelf even contact met je werknemer op de eerste of tweede dag na ziekmelding.
Je meldt je werknemer officieel ziek bij de bedrijfsarts of arbodienst.  
Zij nemen contact op met je werknemer.
Als je werknemer bijna 6 weken ziek is, stelt de bedrijfsarts of arbodienst in een gesprek vast wat de werknemer nog wél kan en wat niet meer. Dit heet de probleemanalyse.

Let op: als vanaf het begin al duidelijk is dat je werknemer niet meer terugkomt, is het aanvragen van een WIA-uitkering nu al mogelijk. Bekijk hiervoor de website van het UWV.

Week 6: Probleemanalyse

Na 6 weken is het tijd voor het maken van een probleemanalyse. Hierin noteer je alle afspraken die je met de werknemer maakt. Gebruik de formulieren van het UWV en geef je werknemer een kopie van elk onderdeel.

De probleemanalyse wordt straks onderdeel van het re-integratieverslag. Het re-integratieverslag bestaat uit een algemeen en een medisch deel. De bedrijfsarts of arbodienst vult het medische deel in. Eventuele adviezen sla je als werkgever op in het dossier. Ook adviezen van andere deskundigen in het traject, bijvoorbeeld outplacement- of re-integratiebedrijven, sla je hier op.

Na 2 jaar bestaat het re-integratiedossier uit:

de probleemanalyse (en eventuele bijstellingen)
een plan van aanpak
de eerstejaarsevaluatie 
het meest recente oordeel van de bedrijfsarts
de eindevaluatie

Aan de hand van het re-integratieverslag beoordeelt het UWV straks of je je als werkgever voldoende hebt ingespannen voor de re-integratie van je werknemer. Zorg dus dat je regelmatig de voortgang bespreekt en noteert: minstens 1 keer in de 6 weken.

Week 8: Plan van aanpak

Uiterlijk in de 8e week dat je werknemer ziek is, maken jullie samen het plan van aanpak. Hierin staat: 

wanneer je werknemer weer (gedeeltelijk) aan het werk gaat
hoe je werknemer weer aan het werk gaat
wat hiervoor nodig is en
hoe jullie contact houden met elkaar

Je maakt het plan op basis van het advies van de bedrijfsarts en gebruikt dit formulier van het UWV. Iedere 6 weken bespreken jullie hoe het gaat en of het nodig is om het plan van aanpak aan te passen.

Bekijk hier een voorbeeld van een ingevuld plan van aanpak.

Goed om te weten
Vaak is 6-8 weken na ziekmelding bij kanker nog niet duidelijk hoe het behandelplan eruitziet. Dus: welke behandelingen iemand krijgt, wanneer, en hoelang die behandelingen duren. Houd het plan van aanpak dan globaal. Vermeld in het plan dat je het concreter maakt, zodra er meer duidelijkheid is over de (impact van de) behandeling.  

Week 42: de 42e-weeksmelding

Als je werknemer ruim driekwart jaar ziek is, doe je aangifte van langdurige ziekte: de 42e-weeksmelding. Dit doe je uiterlijk de eerste werkdag na de 42e ziekteweek.

Week 52: Eerstejaarsevaluatie

Als je werknemer 1 jaar (52 weken) ziek is, stel je rond deze datum samen de eerstejaarsevaluatie op. Gebruik het daarvoor bestemde  evaluatieformulier.

Goed om te weten
Soms is de werknemer aan het eind van het eerste ziektejaar nog bezig met zijn of haar behandeling. Of is de werknemer nog herstellende van de behandeling. Is er uitzicht op structurele re-integratie binnen de eigen organisatie, bespreek dan met de bedrijfsarts de mogelijkheid om bij het UWV uitstel van het tweede spoor aan te vragen. Zo kan je werknemer zich volledig richten op opbouw van uren en taken waardoor een realistisch beeld van zijn of haar belastbaarheid ontstaat. Re-integratie bij de eigen werkgever biedt ook in het tweede ziektejaar de grootste kans op succesvolle re-integratie.

Week 88: WIA-aanvraag

Je werknemer krijgt thuis een brief over het aanvragen van de WIA-uitkering. Dit is een arbeidsongeschiktheidsuitkering. In deze brief staat ook de uiterlijke aanvraagdatum: de 93e ziekteweek. Als werkgever krijg je een kopie van deze brief. 

Informatie voor je werknemer bij 2 jaar ziekte (WIA-uitkering aanvragen)

Week 91: Eindevaluatie

In week 91 vertel je in de eindevaluatie wat de stand van zaken is van de re-integratie. Je vult dit formulier ook in op het moment dat je werknemer uit dienst gaat. Geef het re-integratieverslag aan je werknemer.

Week 93: WIA-documenten (re-integratieverslag) aanleveren

Kan je werknemer na 2 jaar nog niet volledig werken? Dan kan hij of zij een WIA-uitkering aanvragen. WIA staat voor: Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen. Als werkgever mag je nu iemand ontslaan. Je werknemer heeft dan recht op een vergoeding (transitievergoeding).

Je werknemer is zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van alle WIA-documenten. Dit zijn de re-integratiedocumenten en de medische informatie van de bedrijfsarts. Samen vormt dit het re-integratieverslag. Op verzoek van je werknemer kun je als werkgever ook documenten online uploaden in het werkgeversportaal. Doe dit uiterlijk 1 dag nadat je werknemer de WIA-uitkering heeft aangevraagd.   

Let op: medische documenten mag het UWV alleen via de werknemer zelf ontvangen, niet van jou. 

De privacy van je werknemer: hier moet je op letten

De gezondheid van je werknemer is privé. Dat heeft een aantal concrete, juridische consequenties. Als werkgever/leidinggevende mag je je werknemer bijvoorbeeld niet vragen wat voor ziekte die heeft. En als je werknemer de diagnose kanker vertelt, mag je deze informatie niet noteren. Je mag wel vragen stellen die nodig zijn om te beoordelen hoe je werknemer het werk voortaan wel of niet kan uitvoeren.

Benieuwd wat je precies wel en niet mag vragen of noteren? Je leest het op  de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wettelijk stappenplan

De Wet verbetering poortwachter bepaalt wat werkgever en werknemer moeten doen vanaf de eerste ziektedag tot (maximaal) 104 weken later. Dat is uitgewerkt in een stappenplan.
Onderaan vind je handige tips en informatie over de privacy van je werknemer.